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【Excel】オートコレクト活用のススメ【効率化・時短ワザ】

どうもこんにちわ!久しぶりにExcelトピックです。

今回はオートコレクトという機能について紹介していきます。

その名の通り、「自動修正」してくれる時短機能となっています。意外に捗るので導入をご検討してみてはいかがでしょうか?

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概要

できること等を以下のQ&Aにまとめてみました。

Q1.どんなことができるのか?

A1.「特定の文字」を入力すると自動的に「指定の文字」に変化する機能となっています。例えば「わがはいは」と入力してEnterキーを押下すると「吾輩は猫である」と自動的に変換されるという機能です。(もちろん設定をしていればですが。)

 

Q2.単語登録とは何が違うのか?

A2.単語登録(=登録した文字列が予測変換で現れる機能のこと)と基本的に同じ機能です。明確に違うのは特定の文字を入力した時に「スペースを押す作業と変換したい文字列を探す作業が省略される」部分が異なります。基本的にたった「この工程の有無」だけが唯一の違いといっていいでしょう。しかし、日常的に使用する単語であれば千回単位で効果が発揮される機会があるので時短として機能をしていくでしょう!

 

Q3.オートコレクトという機能を使うメリットは?

A3.メリットは3つあります。①まず、時短です。上で挙げたように一度登録しさえすれば未来永劫その機能の恩恵にあずかれるので、その結果時短となります。単語登録よりも「工程が少ない」ので更に時短になります。②次に誤入力の防止です。文字数が長くなればなるほど誤入力の確率は増加しますが、オートコレクトによって自動的に「指定の文字列」に変換されるので誤入力は発生し得ません。③最後に思考力の消耗の防止です。長い文字列を正確に入力する意志と変換時に適切な文字列を探す作業は大小なり思考力を要します。人間には「意志決定する労力」、「選択する力」、「行動する力」は同じリソースを必要とし、上限があると考えられています。なのでそのような部分での「浪費」を避けるために極力、機械に自動的に処理してもらった方が賢明です。(そして工夫次第でExcelではかなり自動化できるのが最大の魅力に思います!)

 

導入

さて、導入に参りたいと思います!「参る」とか気合い入れてる風ですがフツーに楽チンですけどね笑

 

①ホーム画面からファイルを選択します。

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②オプションを選択します。

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③オートコレクトのオプション(A)…を選択します。

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④試しに修正文字列を「かぶ」とし、修正後の文字列を「株式会社」と設定します。

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⑤「かぶ」と入力しEnterキーを押すと…自動的に修正される!

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↓Enterキーを押すと…

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⑥注意点としてオートコレクトの初期設定として「上3つはチェックを外しておく」、「一番下はチェックしておく」ということが挙げられます。理由は「上3つをチェックしておく」と自分の意に反した変換が勝手に行われてしまう恐れがあるためです。「一番下はチェックを外しておく」とオートコレクトが機能しない場合があるためです。

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Excelでは使用頻度が低いと思われますが、こんな設定も…笑 ちなみにExcelのオートコレクトの設定はWordでも自動的に反映されるので二重に設定する必要はありません

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⑧他には修正文字列を「mmm」とし、修正後の文字列を「○」と設定しています。理由はひらがなと英字の切り替えが面倒な時に使います。また「mmm」は通常の入力では100%使うことがないので通常作業との干渉もありません

このように自分に利用頻度に応じた設定をすると意外と使いどころが見えてきたりもするのが面白いところです。

 

おわりに

いかがでしたでしょうか?オートコレクトを導入しても劇的な変化は正直起こらないと思っています。変化量としては微差です。しかし、その微差を各所で積み上げていくことは非常に肝要であると思いますし、そういう細かい部分を拾う姿勢のある人とない人では長期的な結果に違いが出てくると思います。

 

 

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