思考酒後

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思考酒後

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PowerPointを使って発表するときに留意する4点

ごきげんようmasa@ masa)です!

先日、昨年度の成果発表会があり、PowerPointを使って発表をしてきました |ω・`)

発表の何が嫌かというと圧倒的に質疑応答。

意味不明な質問が来るんじゃないか、テンパって質問の趣旨を取り違えるんじゃないか、知らないことを聞かれるんじゃないかなど…。

質疑応答の時間は恐怖としか言いようがない。

 

といいますけど、質疑応答は対策のしようがないのと無限に対策する余地があるので割愛します。

今回は発表するときの留意点(個人的に)をまとめてみようと思います。

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準備編

1.発表用の資料にとりあえず情報を全て載せておく

これは好みが分かれますが、基本的に発表が苦手な人はPowerPointに「情報全載せ」しておいた方がいいと思います。理由は次のとおりです。

  • 説明する内容を暗記する部分を圧倒的に少なくできるから
  • 言い忘れたりしても資料として記載があればカバーできるから

デメリットは情報量がありすぎるため大事な点が何か不明確になりがちということでしょう。

 

発表慣れしている人は要点のみをスライドに記載し、それについて口頭で掘り下げるという手法をしているのをよく見るので次のステージに進みたい人はその手法を参考にし、最も伝わる方法にチャレンジしてもいいと思います。

ただし、この手法は理解・暗記する量が多いのと発表内容がトんでしまったらカバーできないというデメリットもありますのでご注意を。

 

2.詰まりやすい部分は他の部分より徹底的に練習する

苦手なスライド、苦手な説明箇所は即座に発見、即座に解決しましょう。

得意なところはもう練習しなくても本番にGOで問題ないです。

 

苦手を練習し、克服して、個々の時間のかかり方を総合して全体の時間のかかり具合をコントロールしましょう。

 

3.キーページ毎の到達しているべき時間を把握しておいて発表時の速度調整をする

全ページの到達しているべき時間を把握できれば理想的ですが、それを暗記すること自体難しいですし、発表中にそんな余裕もないですし、それに思考を当てるより発表自体に思考を当てるべきと考えます。

なので、4ページ毎やキーポイントになるスライド毎にだいたいの到達しているべき時間を抑えておいて、発表時に「今現在、想定よりも早い/遅い」を把握して、「これから早く話すか遅く話すか」、あるいは「説明を省略するか追加するか」を考える判断材料を持っておくべきです。

 

発表編

4.ゆっくりと落ち着いた雰囲気で話す

そもそも発表は相手に伝えるために行うので、伝わるように話す必要があります。

そのために

  • ゆっくりと相手の聞き取れる速さ・音量で話す
  • 自分自身を可能な限り落ち着かせ、それらしい雰囲気を出しながら話す
  • 堂々とした態度・姿勢で話す

ことが肝要に思います。発表をするとき、発表練習をするときに常に心がけるべき項目と感じています。

それらしい雰囲気とは「私は余裕がありますよ~」と自分に言い聞かせそれを表情・ふるまいで醸し出していくことを指します。

できているかどうかは分かりかねますが私はこんなことを意識しています。

という感じです。今回発表するときの反省も踏まえ書きました。

次回に発表するときに見返したいと思います。

 

現場からは以上です|ω・`)

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